Управление на паричните потоци: 12 грешки, които технологичните стартиращи фирми трябва да избягват

Година след година инвестициите в технологични стартиращи компании продължават да растат. Един поглед към стартъп барометъра на Bloomberg показва абсурден растеж през последното десетилетие . Трудно е да се каже дали е имало по-добро време за стартиране на технологична компания (в момента е доста конкурентна). Преди всичко обаче трябва да научите за управлението на паричните потоци .

Управлението на паричните потоци е процес на наблюдение, анализиране и оптимизиране на нетната сума на паричните постъпления минус паричните плащания. И, разбира се, в действителност е по-трудно, отколкото може да звучи.

Оценката на нетния паричен поток е от съществено значение за финансовото здраве на бизнеса. Това е решаващ фактор за всеки бизнес, тъй като според проучване, направено от US Bank, 82% от фирмите се провалят поради лошо управление на паричните потоци.

Тъй като технологичната индустрия става по-силна, намирайки си път във все повече и повече елементи от живота ни, интернет инфраструктурата става по-добра. Освен това хардуерът става по-евтин и облачните услуги се разширяват бързо; амбициозните технологични предприемачи са идеални за просперитет.

Успехът далеч не е гарантиран, особено когато благоприятната среда може да даде опасно чувство на увереност. Една област, в която обикновено се появяват сериозни грешки, е управлението на паричните потоци.

Грешки в управлението на паричните потоци

Щетите върху паричния ви поток могат да бъдат достатъчни, за да потопят изцяло бизнеса ви, независимо от мащаба на вашата идея или качеството на работата ви, така че не можете да си позволите да рискувате.

Ако видите, че вашият бизнес непрекъснато харчи повече, отколкото печели, тогава трябва да е ясно, че имате проблем с управлението на паричните потоци.

Ето най-често срещаните грешки в управлението на паричните потоци, които могат да убият бизнеса ви.

#1. Преразход

Накърняването на паричния ви поток е най-лесно чрез преразход и повечето собственици на стартиращи компании попадат в този капан отрано.

Има обаче и други причини, поради които можете да харчите много повече, отколкото трябва. Възможно е да сте безразсъдни и да не обръщате внимание на факта, че това може да навреди на бизнеса ви, или да имате мнение, че за да правите пари, трябва да харчите пари.

Какъвто и да е случаят, малко дисциплина и планиране няма да навредят. Без него не можете да защитите паричния си поток. Най-добрият начин да станете дисциплинирани и да сте наясно с преразхода си е да анализирате всичко и да направите списък на всичките си разходи.

След това можете да подредите приоритетите, да решите къде можете да начертаете чертата и да се отървете от някои от тях. Трябва да остане само това, което е фундаментално за вашите бъдещи операции.

#2. Без използване на бюджет за парични потоци

Трябва да поставите реалистични очаквания за бъдещи продажби. Трябва да управлявате разходите и да направите всичко възможно, за да сте сигурни, че клиентите ви плащат.

Тези промени сами по себе си трябва да направят чудеса за дългосрочния паричен поток на вашата компания. Все пак може да откриете, че бизнесът ви е в затруднено положение, без да проследявате ежедневния си паричен поток.

За търговците на дребно месеците непосредствено преди празниците са време, когато паричният поток може да бъде невероятно ограничен. Може да изисквате повече инвентар от вашите доставчици, за да се подготвите за наплива от продажби, но ако тези плащания към доставчиците пристигнат преди продажбите ви да се осъществят, може да имате проблеми с плащането на сметките си навреме. През това време може да помислите за финансиране на SR&ED като възможно решение.

Използването на отчет за паричния поток ще ви помогне да следите притока и изтичането на разходи за определен период. Това трябва да ви помогне да предвидите кога ще имате повече пари, отколкото идват, така че да можете да планирате тези проблемни периоди.

Без него просто се чудите дали ще имате парите, когато имате нужда от тях, и вероятно ще увеличите шансовете си да се сблъскате със забавени плащания и други неустойки по просрочени сметки.

#3. Без да държите буфер от пари в брой

Без значение колко резерви имате, за да защитите паричните средства на вашата компания, прекъсванията на паричните потоци са бизнес реалност.

Може да няма значителна разлика, ако разполагате с малко спестявания. Въпреки това, ако вашата компания работи с нулево салдо по сметката, един бавен месец на продажби може да означава моментална катастрофа.

Ако искате да защитите бизнеса си от проблеми с паричния поток, трябва да поддържате банков баланс, който може да покрие минимум три месеца от вашите оперативни разходи.

По този начин, дори ако срещнете неочаквани прекъсвания на паричния поток, имате резерви, за да се защитите.

#4. Объркване на печалбата с парите, които правите

В бизнеса обикновено се обръща голямо внимание на печалбите. Фирмите обаче фалираха много преди крайният икономически резултат да се появи в отчета за приходите и разходите в края на годината без възможност за плащане на задължения към доставчици и заплати на служители.

В отчета за приходите и разходите ще намерите ценна информация за анализиране на бизнес резултатите. За съжаление, това не казва много за това дали правите пари.

Повечето предприемачи обаче правят тази грешка и се фокусират само върху печалбите.

И ти ли си един от тях?

Може би вече сте мислили за това. Счетоводната концепция за икономически резултат е различна от икономическата категория паричен поток.

Печалбата или загубата е израз на разликата между разходите и приходите. Паричният поток е разликата между паричните приходи и разходите. Разходите не представляват 100% от разходите, както и приходите най-често не означават незабавно събиране на пари.

На облагаемите доставки на издадената фактура се вписва нула запис в отчета за печалбата или загубата. Парите обаче може да дойдат при вас с повече или по-малко значително забавяне във времето.

По същия начин цената на фактурите не означава непременно незабавно плащане. Например заплатата за декември е част от икономическия резултат на годината.

Все пак плащането (и съответно намаляването на паричния поток) няма да се случи до януари следващата година.

В случай на офис оборудване, компютри, производствени линии, автомобили и сгради, забавянето във времето е още по-изразено поради разпространението на амортизацията в продължение на няколко години, въпреки че отдавна сте платили за нови активи.

Разходите, разходите и приходите могат да се различават диаметрално в реалния живот и икономическия резултат. Прегледът на паричните потоци показва колко пари изтичат от компанията и колко пари теоретично се вливат в компанията.

Можете да преговаряте с клиентите за по-късно плащане, докато вече сте платили доставките си отдавна. Нямате пари, въпреки че сте печеливши.

Несъответствието между приходите и разходите трябва да ви принуди активно да разрешите ситуацията, преди да получите отчета за приходите и разходите.

#5. Очаквайте внезапен възход към успеха

Светът на технологиите е пълен с примери за компании, които са преминали изключително бързо от неизвестни количества към горещи стоки.

Ето как инвестирането може да работи в такава спекулативна индустрия: знанието, че следващата идея за трилиони долари (като Snapchat) може да е точно зад ъгъла, принуждава инвеститорите да поемат значителни рискове, като подкрепят нови претенденти.

Проблемът с това е, че технологичните стартиращи компании често очакват да следват тези нощни усещания по стъпките, вместо да мечтаят големи, като дават приоритет на ежедневната работа .

Не създавате компания, ако не вярвате в идеята, така че тази вяра (и известна увереност) може да ви накара да повярвате, че вашият успех е неизбежен и със сигурност ще дойде скоро. За съжаление не винаги е така.

Много технологични стартиращи компании със страхотни идеи и голям потенциал изгарят поради лошо управление или дори лошо време - те харчат безумно, очаквайки да постигнат голям напредък в рамките на няколко месеца. След това засядат, защото никога не са предполагали, че ще имат нужда от многогодишен план за растеж.

#6. Неуспех да се даде приоритет на доброто счетоводство

Много стартиращи фирми, особено нови, не успяват да разберат значението на надеждното счетоводство за всяка сделка, която правите. Или разбират, но смятат, че не могат да си го позволят.

Няма дребни сделки и че всички те трябва да бъдат надлежно регистрирани. По този начин по всяко време ще имате ясна представа за вашия бизнес и финансовото благополучие на вашия стартъп.

Организираната информация за вашата компания трябва да бъде на ваше разположение във всеки един момент и ще ви бъде много по-лесно да следите паричните си потоци.

В крайна сметка проследяването на всички приходи и транзакции трябва да улесни външните счетоводители, ако решите да ги наемете.

#7. Забравяне за документите

Следенето на документите е ужасна задача за повечето хора, но ако не успеете да го направите, това може да ви създаде проблеми.

Би било по-добре, ако имате предвид това, тъй като е по-вероятно държавните агенции да предпочитат да работят с нови и малки фирми, които са по-склонни да направят грешки в документите или да не ги попълнят.

Санкциите, които следват тези проверки, понякога са толкова високи, че ще ви принудят да преосмислите дали изобщо трябва да продължите работата си. Но дори и да не е, защо трябва да плащате, ако можете да го избегнете?

Освен това се уверете, че сте прочели и научили за всички функции, необходими за правилното поведение на вашия бизнес и какво изисква вашето местно законодателство.

#8. Неправилното управление на данъците

Трябва да се плаща, когато е необходимо. Внезапни промени в данъците или други неплащания от страна на данъкоплатеца могат да повлияят на изтичането на средства.

Следователно трябва да се вземат предвид данъците, като за целта трябва да се направят съответните разчети във финансовия план.

Следователно е необходимо да се планира всяка от тези несигурности. В крайна сметка една птица в ръката ви струва две в храстите!

#9. Плащане на задълженията ви преди падежа им

Задълженията имат една съществена особеност. Имат определена зрялост. Това означава, че задължението за изпълнение ще възникне в предварително определен момент в бъдещето.

Някои задължения са с краткосрочен характер. Например, задълженията към служителите обикновено се погасяват със закъснение от десет до двадесет дни. Други ангажименти могат да бъдат погасими за по-дълъг период. Например, компанията ще изплати задълженията си по дългосрочни заеми в продължение на няколко години.

Една финансово стабилна компания може да изплати задълженията си, когато са просрочени. Не е честно да плащате задълженията си със закъснение. Грешка обаче е и предсрочното изплащане на общи задължения, т.е. може да сте се сблъскали с трите принципа на всеки бизнесмен – купувай евтино, продавай скъпо и не плащай веднага.

Необходим е оборотен капитал за финансиране на операцията. Можете да изтеглите сумата му от стойността на парите, свързани с инвентара на вземанията по сметка на материали, стоки и продукти през годината и парите в сметката и касата на компанията.

Тези текущи краткосрочни активи постоянно се преобразуват от пари в инвентар, от инвентар във вземания и обратно в пари. Броят на дните, през които паричните наличности и вземания се свързват, е продължителността на оперативното финансиране.

За да се финансира оборотен капитал чрез продажби, падежът на задълженията трябва да бъде оптимално равен на срока на оперативното финансиране. Ако можете да постигнете това, вашата компания трябва да се финансира сама .

Обратно, ако задълженията трябва да бъдат изплатени за по-малко време, отколкото можете да финансирате операциите си и да получите пари от продажби, ще ви трябват други източници на финансиране, като оперативен заем.

Ако сте уговорили срокове за плащане на задълженията си, няма икономически смисъл да ги плащате преди да са дошли.

#10. Без наблюдение на финансовото състояние на вашите клиенти

Честа грешка при управлението на паричните потоци е да не използвате спестяванията, произтичащи от елиминирането на рисковете, свързани с ключови области на вашия бизнес, като обем на продажби или покупна цена на дълготрайни активи.

Помислете за възможните рискове и открийте тяхната първопричина. Намирането му може да отнеме повече време, отколкото просто осъзнаването на определен риск.

Въпреки това, ако рискът може да има сериозни последици за портфейла на компанията, струва си да се извърши по-задълбочен анализ на причините.

Например осъзнахте потенциалната заплаха за вашия план за парични потоци поради закъснения в плащанията към основните ви клиенти. Каква е причината за това поведение на вашите бизнес партньори?

Затова опитайте финансов анализ. Анализирането на финансовата сила и представяне на компанията на вашия бизнес партньор може да бъде опростено с бърз кредитен тест. Тя се основава на няколко цифри от счетоводните отчети.

Благодарение на резултатите от кредитния тест можете да оцените своите бизнес партньори по скала от едно до пет. Когато планирате паричния си поток, трябва да се съсредоточите основно върху „четворките“ и „петиците“, тоест за компаниите, които потенциално не са в състояние да изплатят дълговете си.

Рискът от забавени плащания от клиенти, причинени от техните сериозни финансови проблеми, представлява висока степен на заплаха за вашия паричен поток. Благодарение на кредитния тест трябва да знаете този риск и следователно да изисквате например доставка на стоки с предплащане.

#11. Пренебрегване на сезонния характер на бизнеса

Предприятията, които нямат годишни операции, са богати на пари през пиковите бизнес сезони и срещат трудности при управлението на изходящите парични потоци през останалата част от периода.

Следователно, когато започне сезонът на богатите пари, хората са склонни да поемат режийни задължения, които стават трудни за справяне в извън сезона.

За да избегнете такова лошо управление на паричните потоци, трябва да осигурите достатъчно резерви извън сезона във финансовия план.

#12. Без резервен план

Пазарните условия днес са такива, че невинаги може да сте наясно какво ще се случи и накъде отива вашият бизнес. Всичко може да се обърка във всеки един момент и вие може дори да не го забележите.

Ето защо да сте подготвени за подобни случаи, дори и никога да не се случат, е най-мъдрият и сигурен начин да спасите своя стартъп от провал. Наличието на средства за спешни случаи, които можете да използвате, е почти необходимо и дори може да повлияе на това дали ще фалирате или ще го преодолеете успешно.

Има няколко начина да се справите с това. Един от най-добрите начини е да имате спестовна сметка, за да депозирате пари от време на време. Натрупването на пари по този начин отнема малко време, но е безрисково и безопасно.

Като алтернатива можете да получите кредитна линия, която е много по-бърза, но изисква да платите повече. Уверете се обаче, че правите това само когато е необходимо.

Заключение относно грешките в управлението на паричните потоци

Проблемите с паричния поток са едно от най-големите предизвикателства при притежаването на бизнес. Въпреки това, ако сте обективни по отношение на бизнеса си, ограничавате ненужните разходи и се пазите от потенциални клопки, трябва да сте далеч над колегите си в бизнеса по отношение на потенциала си за дългосрочен бизнес успех.

Стартирането на стартиращ бизнес изисква много усилия и умствена сила и неизбежно ще направите няколко грешки, особено ако сте нов в бизнеса.

обаче ви струват повече от други. Следователно би било разумно да наблюдавате какво са направили други собственици на стартиращи компании преди вас и да се опитате да го избегнете. По този начин вашият бизнес трябва да има много по-добри шансове да оцелее на този вече наситен пазар!

Без значение колко невероятен е вашият бизнес план, колко печеливши сте или колко инвеститори се интересуват да подкрепят вашия бизнес, вие няма да оцелеете, ако не можете да управлявате паричния си поток.