Manajemen Arus Kas: 12 Kesalahan yang Harus Dihindari oleh Startup Teknologi

Tahun demi tahun, investasi pada startup teknologi terus tumbuh. Melihat barometer startup Bloomberg menunjukkan pertumbuhan yang menggelikan selama sekitar sepuluh tahun terakhir . Sulit untuk mengatakan apakah ada waktu yang lebih baik untuk memulai sebuah perusahaan teknologi (saat ini cukup kompetitif). Namun, sebelum melakukan hal lain, Anda harus belajar tentang manajemen arus kas .

Manajemen arus kas adalah proses memantau, menganalisis, dan mengoptimalkan jumlah bersih penerimaan kas dikurangi pengeluaran kas. Dan, tentu saja, pada kenyataannya, hal ini lebih sulit daripada kedengarannya.

Penilaian arus kas bersih sangat penting untuk kesehatan keuangan suatu bisnis. Ini adalah faktor penting bagi bisnis apa pun, karena menurut penelitian yang dilakukan oleh US Bank, 82% bisnis gagal karena manajemen arus kas yang buruk.

Ketika industri teknologi semakin kuat dan memasuki lebih banyak elemen kehidupan kita, infrastruktur internet menjadi lebih baik. Selain itu, perangkat keras menjadi lebih murah, dan layanan cloud berkembang pesat; wirausahawan teknologi yang ambisius ideal untuk berkembang.

Kesuksesan masih jauh dari jaminan, terutama ketika lingkungan yang mendukung dapat memberikan rasa percaya diri yang berbahaya. Salah satu area dimana kesalahan serius biasanya muncul adalah manajemen arus kas.

Kesalahan Manajemen Arus Kas

Kerusakan pada arus kas Anda bisa cukup untuk menenggelamkan bisnis Anda secara menyeluruh, terlepas dari skala ide atau kualitas pekerjaan Anda, sehingga Anda tidak boleh mengambil risiko.

Jika Anda melihat bisnis Anda terus-menerus membelanjakan lebih banyak daripada pendapatannya, jelas bahwa Anda memiliki masalah manajemen arus kas.

Berikut adalah kesalahan paling umum dalam manajemen arus kas yang dapat mematikan bisnis Anda.

#1. Pengeluaran berlebihan

Menyakiti arus kas Anda paling mudah dilakukan melalui pengeluaran berlebihan , dan sebagian besar pemilik startup jatuh ke dalam perangkap ini sejak dini.

Namun, ada alasan lain mengapa Anda bisa membelanjakan lebih dari yang diperlukan. Bisa jadi Anda gegabah dan tidak menghiraukan hal itu dapat merugikan bisnis Anda, atau Anda berpendapat bahwa untuk menghasilkan uang, Anda perlu mengeluarkan uang.

Apa pun masalahnya, disiplin dan perencanaan tidak ada salahnya. Tanpanya, Anda tidak dapat melindungi arus kas Anda. Cara terbaik untuk menjadi disiplin dan sadar akan pengeluaran Anda yang berlebihan adalah dengan menganalisis segala sesuatunya dan membuat daftar semua pengeluaran Anda.

Setelah itu, Anda dapat membuat prioritas, memutuskan di mana Anda dapat menarik garis batas, dan menyingkirkan beberapa di antaranya. Hanya hal-hal mendasar yang penting bagi operasi Anda di masa depan yang boleh dipertahankan.

#2. Tidak Menggunakan Anggaran Arus Kas

Anda harus menetapkan ekspektasi yang realistis untuk penjualan di masa depan. Anda harus mengatur biaya dan melakukan segala yang Anda bisa untuk memastikan pelanggan Anda membayar.

Perubahan-perubahan ini saja sudah memberikan manfaat besar bagi arus kas jangka panjang perusahaan Anda. Namun, Anda mungkin masih mendapati bisnis Anda berada dalam kesulitan tanpa melacak arus kas harian Anda.

Bagi pengecer, bulan-bulan sebelum liburan adalah saat ketika arus kas bisa sangat ketat. Anda mungkin memerlukan lebih banyak inventaris dari pemasok Anda untuk mempersiapkan masuknya penjualan, namun jika pembayaran ke pemasok ini tiba sebelum penjualan Anda terjadi, Anda mungkin kesulitan membayar tagihan tepat waktu. Selama masa ini, Anda mungkin ingin mempertimbangkan pembiayaan SR&ED sebagai solusi yang memungkinkan.

Penggunaan laporan arus kas akan membantu Anda melacak masuk dan keluarnya pengeluaran pada periode tertentu. Ini akan membantu Anda mengantisipasi kapan Anda akan memiliki lebih banyak uang daripada yang masuk, sehingga Anda dapat merencanakan masa-masa sulit ini.

Tanpanya, Anda hanya bertanya-tanya apakah Anda akan memiliki uang saat Anda membutuhkannya, dan Anda mungkin akan meningkatkan peluang Anda menghadapi keterlambatan pembayaran dan denda lainnya atas tagihan yang telah jatuh tempo.

#3. Tidak Menyimpan Cadangan Uang Tunai

Tidak peduli berapa banyak cadangan yang Anda miliki untuk melindungi kas perusahaan Anda, gangguan arus kas adalah kenyataan bisnis.

Mungkin tidak ada bedanya jika Anda memiliki tabungan yang cukup. Namun, jika perusahaan Anda beroperasi dengan saldo akun nol, penjualan yang lambat dalam satu bulan dapat berarti bencana instan.

Jika Anda ingin melindungi bisnis Anda dari masalah arus kas, Anda harus memiliki saldo bank yang dapat menutupi biaya operasional minimal tiga bulan.

Dengan cara ini, bahkan jika Anda mengalami gangguan arus kas yang tidak terduga, Anda memiliki cadangan untuk melindungi diri Anda sendiri.

#4. Membingungkan Keuntungan Dengan Uang yang Anda Hasilkan

Dalam bisnis, banyak perhatian biasanya diberikan pada keuntungan. Namun, perusahaan bangkrut jauh sebelum hasil ekonomi akhir muncul dalam laporan laba rugi pada akhir tahun tanpa kemampuan membayar kewajiban kepada pemasok dan upah kepada karyawan.

Dalam laporan laba rugi, Anda akan menemukan informasi berharga untuk menganalisis kinerja bisnis. Sayangnya, hal ini tidak menjelaskan banyak tentang apakah Anda menghasilkan uang.

Namun, sebagian besar pengusaha melakukan kesalahan ini dan hanya fokus pada keuntungan.

Apakah kamu juga salah satunya?

Mungkin Anda sudah memikirkannya. Konsep akuntansi hasil ekonomi berbeda dengan kategori arus kas ekonomis.

Untung atau rugi adalah ekspresi selisih antara biaya dan pendapatan. Arus kas adalah perbedaan antara pendapatan tunai dan pengeluaran. Pengeluaran tidak mencakup 100% pengeluaran, seperti halnya pendapatan seringkali tidak berarti pengumpulan uang secara langsung.

Nol entri dalam laporan laba rugi dimasukkan pada perlengkapan kena pajak faktur yang diterbitkan. Namun, uang tersebut mungkin datang kepada Anda dengan jeda waktu yang kurang lebih signifikan.

Demikian pula, biaya faktur tidak selalu berarti pembayaran segera. Misalnya, gaji bulan Desember merupakan bagian dari hasil ekonomi tahun tersebut.

Namun, pembayaran (dan akibatnya, penurunan arus kas) baru akan dilakukan pada bulan Januari tahun berikutnya.

Dalam hal peralatan kantor, komputer, jalur produksi, mobil, dan gedung, jeda waktu lebih terasa karena penyebaran penyusutan selama beberapa tahun, meskipun Anda sudah lama membayar aset baru.

Biaya, pengeluaran, dan pendapatan dapat berbeda secara diametris dalam kehidupan nyata dan hasil perekonomian. Tinjauan arus kas menunjukkan berapa banyak uang yang mengalir keluar perusahaan dan berapa banyak uang yang secara teoritis mengalir ke dalam perusahaan.

Anda dapat bernegosiasi dengan pelanggan untuk pembayaran nanti, padahal Anda sudah membayar pengiriman Anda sejak lama. Anda tidak punya uang, meskipun Anda untung.

Perbedaan antara pendapatan dan pengeluaran seharusnya memaksa Anda untuk secara aktif menyelesaikan situasi tersebut sebelum menerima laporan laba rugi akun.

#5. Mengharapkan Kenaikan Tiba-tiba Menuju Kesuksesan

Dunia teknologi penuh dengan contoh perusahaan yang telah berpindah dengan sangat cepat dari jumlah yang tidak diketahui ke barang yang laris.

Begitulah cara investasi dapat berhasil dalam industri yang spekulatif: mengetahui bahwa ide triliunan dolar berikutnya (seperti Snapchat) mungkin akan segera tiba akan memaksa investor untuk mengambil risiko besar dengan mendukung pesaing baru.

Masalahnya adalah startup teknologi sering kali berharap untuk mengikuti jejak sensasi larut malam ini daripada bermimpi besar dengan memprioritaskan pekerjaan sehari-hari .

Anda tidak akan memulai sebuah perusahaan jika Anda tidak percaya pada idenya, sehingga keyakinan tersebut (dan sedikit kepercayaan diri) dapat membuat Anda percaya bahwa kesuksesan Anda tidak bisa dihindari dan pasti akan segera datang. Sayangnya, hal ini tidak selalu terjadi.

Banyak startup teknologi dengan ide-ide hebat dan potensi besar yang kehabisan tenaga karena manajemen yang buruk atau bahkan waktu yang buruk—mereka menghabiskan banyak uang, berharap bisa membuat kemajuan besar dalam beberapa bulan. Kemudian mereka kandas karena mereka tidak pernah membayangkan bahwa mereka memerlukan rencana pertumbuhan multi-tahun.

#6. Gagal Mengutamakan Pembukuan yang Baik

Banyak startup, terutama yang baru, gagal memahami pentingnya akuntansi yang andal untuk setiap transaksi yang Anda lakukan. Atau mereka memang mengerti tapi berpikir mereka tidak mampu membelinya.

Tidak ada transaksi kecil, dan semuanya harus didaftarkan dengan benar. Dengan cara ini, kapan saja, Anda akan memiliki gambaran yang jelas tentang bisnis Anda dan kesejahteraan finansial startup Anda.

Informasi terorganisir tentang perusahaan Anda harus tersedia kapan saja, dan akan lebih mudah bagi Anda untuk melacak arus kas Anda.

Lagi pula, melacak semua tanda terima dan transaksi akan memudahkan akuntan eksternal jika Anda memutuskan untuk mempekerjakan mereka.

#7. Melupakan Tentang Dokumennya

Mencatat dokumen adalah tugas yang buruk bagi kebanyakan orang, tetapi kegagalan melakukannya dapat membuat Anda mendapat masalah.

Akan lebih baik jika Anda mempertimbangkan hal ini, karena kemungkinan besar lembaga pemerintah lebih memilih untuk berurusan dengan usaha baru dan kecil yang cenderung membuat kesalahan dalam dokumen atau gagal mengisinya.

Hukuman setelah pemeriksaan ini terkadang sangat tinggi sehingga memaksa Anda untuk mempertimbangkan kembali apakah Anda harus melanjutkan pekerjaan Anda atau tidak. Namun meskipun tidak, mengapa Anda harus membayar jika Anda dapat menghindarinya?

Selain itu, pastikan Anda membaca dan mempelajari semua fitur yang diperlukan untuk menjalankan bisnis Anda dengan benar dan apa yang diwajibkan oleh undang-undang setempat.

#8. Pengelolaan Pajak yang Tidak Benar

Itu harus dibayar bila diperlukan. Perubahan pajak atau pembayaran lain yang tidak dilakukan secara tiba-tiba oleh wajib pajak dapat mempengaruhi arus keluar dana.

Oleh karena itu, pajak harus diperhitungkan, dan untuk tujuan ini, perhitungan yang tepat harus dilakukan dalam rencana keuangan.

Oleh karena itu, penting untuk merencanakan segala ketidakpastian ini. Lagi pula, seekor burung di tangan Anda bernilai dua burung di semak-semak!

#9. Membayar Kewajiban Anda Sebelum Jatuh Tempo

Kewajiban memiliki satu ciri penting. Mereka mempunyai kedewasaan tertentu. Artinya, kewajiban untuk melaksanakan akan timbul pada suatu waktu yang telah ditentukan di masa yang akan datang.

Beberapa kewajiban bersifat jangka pendek. Misalnya, kewajiban kepada karyawan biasanya dilunasi dengan penundaan sepuluh sampai dua puluh hari. Komitmen lainnya mungkin harus dibayar kembali dalam jangka waktu yang lebih lama. Misalnya, perusahaan akan melunasi kewajiban pinjaman jangka panjang selama beberapa tahun.

Perusahaan yang stabil secara finansial dapat membayar utangnya ketika telah jatuh tempo. Tidak adil jika terlambat membayar utang. Namun, melunasi kewajiban umum lebih awal juga merupakan kesalahan, yaitu Anda mungkin pernah menjumpai tiga prinsip setiap pelaku bisnis - beli murah, jual mahal, dan tidak segera bayar.

Modal kerja diperlukan untuk membiayai operasional. Anda dapat menarik jumlahnya dari nilai uang yang terkait dengan persediaan bahan, barang, dan produk, piutang sepanjang tahun, dan uang di rekeningnya dan kas perusahaan.

Aset jangka pendek lancar ini terus-menerus diubah dari uang menjadi persediaan, dari persediaan menjadi piutang, dan kembali menjadi uang. Jumlah hari di mana persediaan dan piutang menghubungkan kas adalah durasi pembiayaan operasional.

Untuk membiayai modal kerja melalui penjualan, jatuh tempo kewajiban harus optimal sama dengan jangka waktu pembiayaan operasional. Jika Anda dapat mencapai hal ini, perusahaan Anda harus membiayai dirinya sendiri .

Sebaliknya, jika kewajiban tersebut harus dilunasi dalam waktu yang lebih singkat daripada kemampuan Anda membiayai operasional dan menerima uang dari penjualan, Anda memerlukan sumber pembiayaan lain, seperti pinjaman operasional.

Jika Anda telah menyepakati tenggat waktu pembayaran kewajiban Anda, maka tidak masuk akal secara ekonomi untuk membayarnya sebelum kewajiban tersebut tiba.

#10. Tidak Memantau Kesehatan Keuangan Pelanggan Anda

Kesalahan yang sering terjadi dalam manajemen arus kas adalah tidak menggunakan penghematan yang timbul dari penghapusan risiko yang terkait dengan area utama bisnis Anda, seperti volume penjualan atau harga pembelian aset tetap.

Pikirkan risiko yang mungkin terjadi dan temukan akar penyebabnya. Menemukannya bisa lebih memakan waktu dibandingkan hanya menyadari risiko tertentu.

Namun, jika risiko tersebut dapat berdampak parah pada dompet perusahaan, ada baiknya melakukan analisis lebih dalam mengenai alasannya.

Misalnya, Anda telah menyadari potensi ancaman terhadap rencana arus kas Anda karena keterlambatan pembayaran kepada pelanggan utama Anda. Apa alasan perilaku mitra bisnis Anda seperti ini?

Oleh karena itu, cobalah analisis keuangan. Menganalisis kekuatan dan kinerja keuangan perusahaan mitra bisnis Anda dapat disederhanakan dengan tes kredit cepat. Hal ini didasarkan pada beberapa angka dari laporan akuntansi.

Berkat hasil uji kredit, Anda dapat menilai mitra bisnis Anda dalam skala satu hingga lima. Saat merencanakan arus kas Anda, Anda harus fokus terutama pada “empat” dan “lima”, yaitu perusahaan yang berpotensi tidak mampu membayar utangnya.

Risiko keterlambatan pembayaran oleh pelanggan yang disebabkan oleh masalah keuangan mereka yang parah merupakan ancaman tingkat tinggi terhadap arus kas Anda. Berkat uji kredit, Anda harus mengetahui risiko ini dan oleh karena itu memerlukan, misalnya, pengiriman barang dengan pembayaran di muka.

#11. Mengabaikan Sifat Musiman Bisnis

Bagi bisnis yang tidak memiliki operasi tahunan, mereka kaya akan uang tunai selama musim bisnis puncak dan menghadapi kesulitan dalam mengelola arus kas keluar selama sisa periode tersebut.

Oleh karena itu, ketika musim kaya uang dimulai, orang cenderung memikul kewajiban-kewajiban tambahan yang menjadi sulit untuk dipenuhi di luar musim.

Untuk menghindari pengelolaan arus kas yang buruk, Anda harus memastikan cadangan di luar musim yang cukup dalam rencana keuangan.

#12. Tidak Memiliki Rencana Cadangan

Kondisi pasar saat ini sedemikian rupa sehingga Anda mungkin tidak selalu menyadari apa yang akan terjadi dan ke mana arah bisnis Anda. Apa pun bisa menjadi buruk kapan saja, dan Anda mungkin tidak menyadarinya.

Oleh karena itu, bersiap menghadapi kasus seperti itu, meskipun tidak pernah terjadi, adalah cara paling bijak dan aman untuk menyelamatkan startup Anda dari kegagalan. Memiliki sejumlah dana darurat yang dapat Anda gunakan hampir diperlukan, dan bahkan dapat mempengaruhi apakah Anda akan bangkrut atau berhasil melewatinya.

Ada beberapa cara untuk mengatasi hal ini. Salah satu cara terbaik adalah memiliki rekening tabungan untuk menyimpan uang dari waktu ke waktu. Mengumpulkan uang dengan cara ini memerlukan sedikit waktu, namun bebas risiko dan aman.

Alternatifnya, Anda bisa mendapatkan fasilitas kredit, yang jauh lebih cepat namun mengharuskan Anda membayar lebih. Namun, pastikan Anda hanya melakukan ini bila diperlukan.

Kesimpulan Kesalahan Manajemen Arus Kas

Masalah arus kas adalah salah satu tantangan terbesar dalam memiliki bisnis. Namun, jika Anda bersikap objektif terhadap bisnis Anda, membatasi pengeluaran yang tidak perlu, dan waspada terhadap potensi jebakan, Anda harus berada jauh di atas rekan bisnis Anda dalam hal potensi kesuksesan bisnis jangka panjang.

Memulai sebuah startup membutuhkan banyak usaha dan kekuatan mental, dan mau tidak mau Anda akan melakukan beberapa kesalahan, terutama jika Anda baru mengenal bisnis tersebut.

Namun, beberapa kesalahan membuat Anda lebih rugi dibandingkan kesalahan lainnya. Oleh karena itu, sebaiknya amati apa yang telah dilakukan oleh pemilik startup lain sebelum Anda dan cobalah menghindarinya. Dengan cara ini, bisnis Anda akan memiliki peluang lebih besar untuk bertahan di pasar yang sudah jenuh ini!

Betapapun hebatnya rencana bisnis Anda, seberapa menguntungkannya Anda, atau seberapa banyak investor yang tertarik mendukung bisnis Anda, Anda tidak akan bertahan jika Anda tidak bisa mengelola arus kas Anda.