Gestione del flusso di cassa: 12 errori che le startup tecnologiche dovrebbero assolutamente evitare

Anno dopo anno, gli investimenti nelle startup tecnologiche continuano a crescere. Uno sguardo al barometro delle startup di Bloomberg mostra una crescita ridicola negli ultimi dieci anni circa . È difficile dire se ci fosse un momento migliore per avviare un’azienda tecnologica (al momento è piuttosto competitivo). Tuttavia, prima di ogni altra cosa dovresti conoscere la gestione del flusso di cassa .

La gestione del flusso di cassa è il processo di monitoraggio, analisi e ottimizzazione dell'importo netto degli incassi meno gli esborsi di cassa. E, naturalmente, in realtà è più difficile di quanto possa sembrare.

La valutazione del flusso di cassa netto è essenziale per la salute finanziaria di un’azienda. È un fattore cruciale per qualsiasi azienda, poiché secondo una ricerca condotta dalla US Bank, l'82% delle aziende fallisce a causa della scarsa gestione del flusso di cassa.

Man mano che l’industria tecnologica si rafforza, trovando la sua strada in sempre più elementi della nostra vita, l’infrastruttura Internet migliora. Inoltre, l’hardware diventa più economico e i servizi cloud si espandono rapidamente; gli imprenditori tecnologici ambiziosi sono ideali per prosperare.

Il successo è tutt’altro che garantito, soprattutto quando un ambiente favorevole può dare un pericoloso senso di fiducia. Un'area in cui di solito si verificano errori gravi è la gestione del flusso di cassa.

Errori nella gestione del flusso di cassa

Il danno al tuo flusso di cassa può essere sufficiente a far affondare completamente la tua attività, indipendentemente dalla portata della tua idea o dalla qualità del tuo lavoro, quindi non puoi permetterti di correre rischi.

Se vedi che la tua azienda spende continuamente più di quanto guadagna, allora dovrebbe essere chiaro che hai un problema di gestione del flusso di cassa.

Ecco gli errori più comuni nella gestione del flusso di cassa che possono uccidere la tua attività.

#1. Spesa eccessiva

Danneggiare il flusso di cassa è più semplice se si spende troppo e la maggior parte dei proprietari di startup cade presto in questa trappola.

Tuttavia, ci sono altri motivi per cui puoi spendere molto più del necessario. Può darsi che tu sia imprudente e non presti attenzione al fatto che ciò può danneggiare la tua attività, oppure ritieni che per fare soldi sia necessario spendere soldi.

In ogni caso, un po' di disciplina e pianificazione non faranno male. Senza di esso, non puoi proteggere il tuo flusso di cassa. Il modo migliore per diventare disciplinato e consapevole delle tue spese eccessive è analizzare tutto e fare un elenco di tutte le tue spese.

Dopodiché, potresti stabilire le priorità, decidere dove tracciare il limite ed eliminare alcuni di essi. Dovrebbe rimanere solo ciò che è fondamentale per le tue operazioni future.

#2. Non utilizzare un budget per il flusso di cassa

Dovresti stabilire aspettative realistiche per le vendite future. Dovresti contenere i costi e fare tutto il possibile per assicurarti che i tuoi clienti paghino.

Questi cambiamenti da soli dovrebbero fare miracoli per il flusso di cassa a lungo termine della tua azienda. Tuttavia, potresti comunque scoprire che la tua attività è in difficoltà senza monitorare il flusso di cassa giornaliero.

Per i rivenditori, i mesi immediatamente precedenti le vacanze sono un periodo in cui il flusso di cassa può essere incredibilmente limitato. Potresti richiedere più inventario ai tuoi fornitori per prepararti all'afflusso di vendite, ma se questi pagamenti ai fornitori arrivano prima che avvengano le vendite, potresti avere difficoltà a pagare le fatture in tempo. Durante questo periodo, potresti prendere in considerazione il finanziamento SR&ED come una possibile soluzione.

L'uso di un rapporto sul flusso di cassa ti aiuterà a tenere traccia dell'afflusso e del deflusso delle spese per un determinato periodo. Dovrebbe aiutarti a prevedere quando avrai più soldi di quelli in entrata, in modo da poter pianificare questi periodi problematici.

Senza di esso, ti starai solo chiedendo se avrai i soldi quando ne avrai bisogno, e probabilmente aumenterai le tue possibilità di dover affrontare pagamenti in ritardo e altre sanzioni per fatture scadute.

#3. Non tenere una riserva di contanti a portata di mano

Non importa quante riserve disponi per proteggere la liquidità della tua azienda, le interruzioni del flusso di cassa sono una realtà aziendale.

Potrebbe non fare una differenza considerevole se hai un margine di risparmio a portata di mano. Tuttavia, se la tua azienda opera con un saldo pari a zero, un mese di vendite lente può significare un disastro immediato.

Se desideri proteggere la tua azienda da problemi di flusso di cassa, dovresti mantenere un saldo bancario in grado di coprire almeno tre mesi delle spese operative.

In questo modo, anche se dovessi riscontrare interruzioni impreviste del flusso di cassa, avrai delle riserve per proteggerti.

#4. Confondere il profitto con i soldi che guadagni

Negli affari, di solito, viene prestata molta attenzione ai profitti. Tuttavia, le aziende sono fallite molto prima che il risultato economico finale apparisse nel conto economico di fine anno, senza la possibilità di pagare gli obblighi ai fornitori e i salari ai dipendenti.

Nel conto economico troverai informazioni preziose per analizzare l’andamento aziendale. Sfortunatamente, questo non dice molto se stai guadagnando soldi.

Tuttavia, la maggior parte degli imprenditori commette questo errore e si concentra solo sui profitti.

Anche tu sei uno di loro?

Forse ci hai già pensato. Il concetto contabile di risultato economico è diverso dalla categoria economica del flusso di cassa.

Il profitto o la perdita è l'espressione della differenza tra costi e ricavi. Il flusso di cassa è la differenza tra entrate e uscite in contanti. Le spese non rappresentano il 100% delle spese, così come le entrate molto spesso non significano un incasso immediato di denaro.

Sulle forniture imponibili della fattura emessa viene inserita una voce zero nel conto economico. Tuttavia, il denaro potrebbe arrivare a te con un ritardo più o meno significativo.

Allo stesso modo, il costo delle fatture non significa necessariamente pagamento immediato. Ad esempio, lo stipendio di dicembre rientra nel risultato economico dell'anno.

Tuttavia, il pagamento (e, di conseguenza, la diminuzione del flusso di cassa) avverrà solo nel gennaio dell’anno successivo.

Nel caso delle apparecchiature per ufficio, dei computer, delle linee di produzione, delle automobili e degli edifici, il ritardo è ancora più pronunciato a causa della distribuzione dell'ammortamento su diversi anni, anche se i nuovi beni sono stati pagati da tempo.

Costi, spese e ricavi possono differire diametralmente nella vita reale e nel risultato economico. La panoramica del flusso di cassa mostra quanto denaro esce dall'azienda e quanto denaro teoricamente affluisce all'interno dell'azienda.

Puoi negoziare con i clienti un pagamento successivo, mentre avevi già pagato le tue consegne molto tempo fa. Non hai soldi, anche se sei redditizio.

La discrepanza tra entrate e uscite dovrebbe costringerti a risolvere attivamente la situazione prima di ricevere il conto economico.

#5. Aspettarsi un'improvvisa ascesa al successo

Il mondo della tecnologia è pieno di esempi di aziende che sono passate in modo eccezionalmente rapido da quantità sconosciute a beni “caldi”.

È così che possono funzionare gli investimenti in un settore così speculativo: sapere che la prossima idea da trilioni di dollari (come Snapchat) potrebbe essere proprio dietro l’angolo costringe gli investitori ad assumersi rischi significativi supportando nuovi contendenti.

Il problema è che le startup tecnologiche spesso si aspettano di seguire le orme di queste sensazioni notturne invece di sognare in grande dando priorità al lavoro quotidiano .

Non si avvia un'azienda se non si crede nell'idea, quindi quella convinzione (e un po' di fiducia) può portarti a credere che il tuo successo è inevitabile e sicuramente arriverà presto. Sfortunatamente, non è sempre così.

Molte startup tecnologiche con grandi idee e un grande potenziale si esauriscono a causa di una cattiva gestione o addirittura di un cattivo tempismo: spendono selvaggiamente, aspettandosi di fare grandi progressi entro pochi mesi. Poi si sono arenati perché mai avrebbero immaginato di aver bisogno di un piano di crescita pluriennale.

#6. Non riuscendo a dare priorità ad una buona contabilità

Molte startup, soprattutto quelle nuove, non riescono a comprendere l’importanza di una contabilità affidabile per ogni transazione effettuata. Oppure capiscono ma pensano di non poterselo permettere.

Non esistono transazioni di piccole dimensioni e tutte devono essere adeguatamente registrate. In questo modo, in ogni momento, avrai una visione chiara del tuo business e del benessere finanziario della tua startup.

Le informazioni organizzate sulla tua azienda dovrebbero essere a tua disposizione in qualsiasi momento e sarà molto più facile per te tenere traccia del flusso di cassa.

Dopotutto, tenere traccia di tutte le ricevute e transazioni dovrebbe rendere più facile per i contabili esterni decidere di assumerli.

#7. Dimenticarsi delle pratiche burocratiche

Tenere traccia delle pratiche burocratiche è un compito terribile per la maggior parte delle persone, ma non farlo può metterti nei guai.

Sarebbe meglio se avessi questo in mente, poiché è più probabile che le agenzie governative preferiscano trattare con imprese nuove e piccole che hanno maggiori probabilità di commettere errori nei documenti o di non compilarli.

Le sanzioni che seguono questi controlli sono talvolta così elevate che ti costringono a riconsiderare se continuare o meno il tuo lavoro. Ma anche se così non fosse, perché dovresti pagare se puoi evitarlo?

Inoltre, assicurati di leggere e conoscere tutte le funzionalità necessarie per il corretto funzionamento della tua attività e ciò che richiede la legislazione locale.

#8. La cattiva gestione delle tasse

Dovrebbe essere pagato quando necessario. Cambiamenti improvvisi nelle tasse o altri mancati pagamenti da parte del contribuente possono influenzare il deflusso di fondi.

Pertanto è necessario tenere conto delle imposte e, a tale scopo, nel piano finanziario devono essere effettuati i calcoli appropriati.

Pertanto, è necessario pianificare qualsiasi di queste incertezze. Dopotutto, un uccello in mano vale due tra i cespugli!

#9. Pagare le proprie passività prima che siano dovute

Gli obblighi hanno una caratteristica essenziale. Hanno una certa maturità. Ciò significa che l'obbligo di adempimento sorgerà in un momento predeterminato nel futuro.

Alcuni obblighi hanno natura a breve termine. Ad esempio, gli obblighi nei confronti dei dipendenti vengono solitamente rimborsati con un ritardo compreso tra dieci e venti giorni. Altri impegni potrebbero essere rimborsabili su un periodo più lungo. Ad esempio, la società ripagherà gli obblighi derivanti da prestiti a lungo termine nell’arco di diversi anni.

Una società finanziariamente stabile può pagare i propri debiti quando sono scaduti. Non è giusto pagare i debiti in ritardo. Ma è anche un errore saldare anticipatamente gli obblighi generali, cioè potresti aver incontrato i tre principi di ogni uomo d'affari: comprare a buon mercato, vendere a caro prezzo e non pagare subito.

Per finanziare l’operazione è necessario capitale circolante. È possibile prelevare il suo importo dal valore del denaro associato all'inventario dei materiali, delle merci e dei prodotti da ricevere durante l'anno e dal denaro presente sul proprio conto e nella tesoreria dell'azienda.

Queste attività correnti a breve termine vengono costantemente convertite da denaro a inventario, da inventario a crediti e di nuovo in denaro. Il numero di giorni durante i quali l'inventario e la contabilità clienti collegano la liquidità costituisce la durata del finanziamento operativo.

Per finanziare il capitale circolante attraverso le vendite, la scadenza degli obblighi dovrebbe essere ottimale pari alla durata del finanziamento operativo. Se riesci a raggiungere questo obiettivo, la tua azienda dovrebbe finanziarsi da sola .

Al contrario, se gli obblighi devono essere rimborsati in meno tempo di quello che puoi finanziare le tue operazioni e ricevere denaro dalle vendite, avrai bisogno di altre fonti di finanziamento, come un prestito operativo.

Se avete concordato delle scadenze per il pagamento dei vostri obblighi, dal punto di vista economico non ha senso pagarli prima che arrivino.

#10. Non monitorare la salute finanziaria dei tuoi clienti

Un errore frequente nella gestione del flusso di cassa è non utilizzare i risparmi derivanti dall'eliminazione dei rischi associati ad aree chiave della propria attività, come il volume delle vendite o il prezzo di acquisto delle immobilizzazioni.

Pensa ai possibili rischi e trova la loro causa principale. Trovarlo può richiedere più tempo che semplicemente realizzare un rischio particolare.

Tuttavia, se il rischio può avere conseguenze gravi per il portafoglio dell’azienda, vale la pena analizzare più a fondo le ragioni.

Ad esempio, ti sei reso conto della potenziale minaccia al tuo piano di flusso di cassa a causa dei ritardi nei pagamenti ai tuoi clienti principali. Qual è la ragione di questo comportamento dei vostri partner commerciali?

Pertanto, prova l’analisi finanziaria. L'analisi della solidità finanziaria e delle prestazioni dell'azienda del tuo partner commerciale può essere semplificata con un rapido test del credito. Si basa su diversi dati tratti dai rendiconti contabili.

Grazie ai risultati del test di solvibilità potete valutare i vostri partner commerciali su una scala da uno a cinque. Quando pianifichi il tuo flusso di cassa, dovresti concentrarti principalmente sui “quattro” e sui “cinque”, cioè per le aziende che potenzialmente non sono in grado di pagare i propri debiti.

Il rischio di ritardi nei pagamenti da parte dei clienti causati da gravi problemi finanziari rappresenta un grave pericolo per il flusso di cassa. Grazie al test della solvibilità dovreste conoscere questo rischio e quindi richiedere, ad esempio, la consegna della merce con pagamento anticipato.

#11. Ignorando la natura stagionale del business

Le aziende che non effettuano operazioni annuali sono ricche di liquidità durante le stagioni di punta e incontrano difficoltà nella gestione dei deflussi di cassa durante il resto del periodo.

Pertanto, quando inizia la stagione dei soldi ricchi, le persone tendono ad assumersi obblighi generali che diventano difficili da affrontare in bassa stagione.

Per evitare una gestione del flusso di cassa così inadeguata, è necessario garantire nel piano finanziario sufficienti riserve fuori stagione.

#12. Non avere un piano di riserva

Le condizioni del mercato odierno sono tali che potresti non essere sempre consapevole di cosa accadrà e di dove sta andando la tua attività. Tutto può andare storto in qualsiasi momento e potresti anche non accorgertene.

Pertanto, essere preparati a tali casi, anche se non si verificano mai, è il modo più saggio e sicuro per salvare la tua startup dal fallimento. Avere dei fondi di emergenza che potresti utilizzare è quasi necessario e potrebbe anche influenzare il tuo fallimento o la tua riuscita.

Esistono diversi modi per affrontare questo problema. Uno dei modi migliori è avere un conto di risparmio per depositare denaro di tanto in tanto. Accumulare denaro in questo modo richiede un po’ di tempo, ma è sicuro e privo di rischi.

In alternativa, puoi ottenere una linea di credito, che è molto più veloce ma richiede di pagare di più. Assicurati però di farlo solo quando necessario.

Conclusione sugli errori di gestione del flusso di cassa

I problemi di flusso di cassa sono una delle maggiori sfide per possedere un’impresa. Tuttavia, se sei obiettivo riguardo alla tua attività, limiti le spese inutili e fai attenzione alle potenziali insidie, dovresti essere molto al di sopra dei tuoi colleghi di lavoro in termini di potenziale di successo aziendale a lungo termine.

Avviare una startup richiede molto impegno e forza mentale e inevitabilmente commetterai alcuni errori, soprattutto se sei nuovo nel settore.

Tuttavia, alcuni errori ti costano più di altri. Pertanto, sarebbe saggio osservare cosa hanno fatto gli altri proprietari di startup prima di te e cercare di evitarlo. In questo modo, la tua azienda dovrebbe avere molte più possibilità di sopravvivere in questo mercato già saturo!

Non importa quanto sia incredibile il tuo piano aziendale, quanto tu sia redditizio o quanti investitori siano interessati a sostenere la tua attività, non sopravvivrai se non riesci a gestire il flusso di cassa.