Zarządzanie przepływami pieniężnymi: 12 błędów, których start-upy technologiczne powinny bezwzględnie unikać

Z roku na rok inwestycje w start-upy technologiczne stale rosną. Jedno spojrzenie na barometr startupów Bloomberga pokazuje absurdalny wzrost w ciągu ostatniej dekady . Trudno powiedzieć, czy był lepszy moment na założenie firmy technologicznej (obecnie jest dość konkurencyjna). Jednak przede wszystkim warto zapoznać się z zarządzaniem przepływami pieniężnymi .

Zarządzanie przepływami pieniężnymi to proces monitorowania, analizowania i optymalizowania kwoty netto wpływów pieniężnych pomniejszonej o wypłaty środków pieniężnych. I oczywiście w rzeczywistości jest to trudniejsze, niż mogłoby się wydawać.

Ocena przepływów pieniężnych netto jest niezbędna dla kondycji finansowej przedsiębiorstwa. Jest to czynnik kluczowy dla każdej firmy, gdyż według badań przeprowadzonych przez US Bank 82% firm upada z powodu złego zarządzania przepływami pieniężnymi.

W miarę jak przemysł technologiczny staje się silniejszy i wkracza do coraz większej liczby elementów naszego życia, infrastruktura internetowa staje się coraz lepsza. Ponadto sprzęt staje się tańszy, a usługi w chmurze szybko się rozwijają; ambitni przedsiębiorcy technologiczni są idealni do prosperowania.

Sukces nie jest gwarantowany, zwłaszcza gdy sprzyjające otoczenie może dać niebezpieczne poczucie pewności. Jednym z obszarów, w którym zwykle pojawiają się poważne błędy, jest zarządzanie przepływami pieniężnymi.

Błędy w zarządzaniu przepływami pieniężnymi

Szkody w przepływach pieniężnych mogą wystarczyć, aby całkowicie zatopić Twój biznes, niezależnie od skali pomysłu i jakości Twojej pracy, więc nie możesz sobie pozwolić na ryzyko.

Jeśli widzisz, że Twoja firma stale wydaje więcej, niż zarabia, powinno być jasne, że masz problem z zarządzaniem przepływami pieniężnymi.

Oto najczęstsze błędy w zarządzaniu przepływami pieniężnymi, które mogą zabić Twój biznes.

#1. Nadmierne wydatki

Najłatwiej jest zaszkodzić przepływom środków pieniężnych poprzez nadmierne wydatki i większość właścicieli startupów wcześnie wpada w tę pułapkę.

Istnieją jednak inne powody, dla których możesz wydać znacznie więcej, niż potrzebujesz. Może się zdarzyć, że zachowasz się lekkomyślnie i nie zwrócisz uwagi na to, że może to zaszkodzić Twojemu biznesowi, albo też uważasz, że aby zarabiać pieniądze, trzeba je wydawać.

Tak czy inaczej, odrobina dyscypliny i planowania nie zaszkodzi. Bez tego nie można chronić przepływu środków pieniężnych. Najlepszym sposobem na osiągnięcie dyscypliny i uświadomienie sobie nadmiernych wydatków jest przeanalizowanie wszystkiego i sporządzenie listy wszystkich wydatków.

Następnie możesz ustalić priorytety, zdecydować, gdzie wytyczyć granicę i pozbyć się niektórych z nich. Powinno pozostać tylko to, co jest fundamentalne dla Twojej przyszłej działalności.

#2. Niekorzystanie z budżetu przepływu środków pieniężnych

Powinieneś ustalić realistyczne oczekiwania dotyczące przyszłej sprzedaży. Powinieneś królować w kosztach i zrobić wszystko, co w Twojej mocy, aby mieć pewność, że Twoi klienci zapłacą.

Już same te zmiany powinny zdziałać cuda, jeśli chodzi o długoterminowe przepływy pieniężne Twojej firmy. Jednak nadal może się okazać, że Twoja firma znajduje się w trudnej sytuacji, jeśli nie monitorujesz codziennych przepływów pieniężnych.

Dla sprzedawców detalicznych miesiące bezpośrednio poprzedzające wakacje to czas, w którym przepływ środków pieniężnych może być niezwykle ograniczony. Możesz potrzebować od dostawców większej ilości zapasów, aby przygotować się na napływ sprzedaży, ale jeśli płatności na rzecz dostawców dotrą przed sprzedażą, możesz mieć problemy z terminowym opłacaniem rachunków. W tym czasie możesz rozważyć finansowanie SR&ED jako możliwe rozwiązanie.

Korzystanie z raportu o przepływach pieniężnych pomoże Ci śledzić napływ i odpływ wydatków przez określony czas. Powinno pomóc Ci przewidzieć, kiedy będziesz mieć więcej pieniędzy, niż napływa, abyś mógł zaplanować te problematyczne okresy.

Bez tego po prostu zastanawiasz się, czy będziesz mieć pieniądze, kiedy ich będziesz potrzebować, i prawdopodobnie zwiększysz swoje ryzyko, że będziesz musiał stawić czoła opóźnieniom w płatnościach i innym karom za zaległe rachunki.

#3. Nietrzymanie bufora gotówki pod ręką

Niezależnie od tego, ile rezerw posiadasz w celu ochrony środków pieniężnych swojej firmy, zakłócenia w przepływach pieniężnych są rzeczywistością biznesową.

Może nie będzie to miało większego znaczenia, jeśli masz pod ręką poduszkę oszczędności. Jeśli jednak Twoja firma działa z zerowym saldem konta, jeden powolny miesiąc sprzedaży może oznaczać natychmiastową katastrofę.

Jeśli chcesz chronić swoją firmę przed problemami z przepływem środków pieniężnych, powinieneś utrzymywać saldo bankowe, które może pokryć koszty operacyjne przez co najmniej trzy miesiące.

Dzięki temu nawet w przypadku nieoczekiwanych zakłóceń w przepływie środków pieniężnych będziesz mieć rezerwy, które pozwolą Ci się zabezpieczyć.

#4. Mylenie zysku z zarobionymi pieniędzmi

W biznesie dużą wagę przywiązuje się zwykle do zysków. Firmy jednak bankrutowały na długo przed pojawieniem się w rachunku zysków i strat ostatecznego wyniku ekonomicznego na koniec roku, bez możliwości spłaty zobowiązań wobec dostawców i wynagrodzeń pracowników.

W rachunku zysków i strat znajdziesz cenne informacje do analizy wyników biznesowych. Niestety, nie mówi to zbyt wiele o tym, czy zarabiasz pieniądze.

Jednak większość przedsiębiorców popełnia ten błąd i skupia się wyłącznie na zyskach.

Czy ty też jesteś jednym z nich?

Być może już o tym myślałeś. Księgowa koncepcja wyniku ekonomicznego różni się od ekonomicznej kategorii przepływów pieniężnych.

Zysk lub strata jest wyrazem różnicy pomiędzy kosztami i dochodami. Przepływy pieniężne to różnica pomiędzy przychodami i wydatkami gotówkowymi. Wydatki nie stanowią 100% wydatków, tak jak dochody najczęściej nie oznaczają natychmiastowego odbioru pieniędzy.

Na wystawionej fakturze dostawy podlegające opodatkowaniu wpisuje się zero w rachunku zysków i strat. Pieniądze mogą jednak dotrzeć do Ciebie z mniej lub bardziej znaczącym opóźnieniem.

Podobnie koszt faktur nie musi oznaczać natychmiastowej zapłaty. Na przykład wynagrodzenie za grudzień jest częścią wyniku ekonomicznego roku.

Jednak płatność (a co za tym idzie spadek przepływów pieniężnych) nastąpi dopiero w styczniu następnego roku.

W przypadku sprzętu biurowego, komputerów, linii produkcyjnych, samochodów i budynków opóźnienie jest jeszcze bardziej widoczne ze względu na rozłożenie amortyzacji na kilka lat, mimo że za nowy majątek płaci się już od dawna.

Koszty, wydatki i dochody mogą różnić się diametralnie w prawdziwym życiu i wyniku ekonomicznym. Przegląd przepływów pieniężnych pokazuje, ile pieniędzy wypływa z firmy i ile teoretycznie wpływa do firmy.

Możesz negocjować z klientami późniejszą płatność, mimo że już dawno zapłaciłeś za swoje dostawy. Nie masz pieniędzy, mimo że zarabiasz.

Rozbieżność między przychodami i wydatkami powinna zmusić Cię do aktywnego rozwiązania sytuacji przed otrzymaniem rachunku zysków i strat.

#5. Oczekiwanie nagłego wzrostu do sukcesu

Świat technologii jest pełen przykładów firm, które wyjątkowo szybko przeszły od nieznanych ilości do gorących towarów.

Oto, jak inwestowanie może działać w tak spekulacyjnej branży: świadomość, że kolejny pomysł warty bilion dolarów (taki jak Snapchat) może być tuż za rogiem, zmusza inwestorów do podejmowania znacznego ryzyka w drodze wspierania nowych konkurentów.

Problem w tym, że start-upy technologiczne często oczekują podążania śladami nocnych wrażeń, zamiast marzyć o wielkich rzeczach, traktując priorytetowo codzienną pracę .

Nie zakładasz firmy, jeśli nie wierzysz w pomysł, więc ta wiara (i pewna pewność siebie) może sprawić, że uwierzysz, że Twój sukces jest nieunikniony i na pewno nadejdzie wkrótce. Niestety, nie zawsze tak jest.

Wiele startupów technologicznych ze świetnymi pomysłami i ogromnym potencjałem wypala się z powodu złego zarządzania lub nawet złego wyczucia czasu – wydają szaleńczo, spodziewając się wielkich postępów w ciągu kilku miesięcy. Potem osiadają na mieliźnie, ponieważ nigdy nie wyobrażali sobie, że będą potrzebować wieloletniego planu wzrostu.

#6. Brak priorytetowego traktowania dobrej księgowości

Wiele startupów, zwłaszcza nowych, nie rozumie, jak ważne jest rzetelne księgowanie każdej dokonywanej transakcji. Albo rozumieją, ale myślą, że ich na to nie stać.

Nie ma małych transakcji i że wszystkie muszą być odpowiednio zarejestrowane. Dzięki temu w dowolnym momencie będziesz mieć jasny obraz swojej firmy i kondycji finansowej swojego startupu.

Uporządkowane informacje o Twojej firmie powinny być do Twojej dyspozycji w dowolnym momencie, dzięki czemu łatwiej będzie Ci śledzić przepływy pieniężne.

W końcu śledzenie wszystkich wpływów i transakcji powinno ułatwić zewnętrznym księgowym, jeśli zdecydujesz się ich zatrudnić.

#7. Zapominając o papierkowej roboty

Prowadzenie dokumentacji to dla większości ludzi okropne zadanie, ale niezastosowanie się do tego może wpędzić Cię w kłopoty.

Byłoby lepiej, gdybyś miał to na uwadze, ponieważ jest bardziej prawdopodobne, że agencje rządowe wolą współpracować z nowymi i małymi firmami, które częściej popełniają błędy w dokumentach lub ich nie wypełniają.

Kary nakładane po tych kontrolach są czasami tak wysokie, że zmuszą Cię do ponownego rozważenia, czy w ogóle powinieneś kontynuować pracę. Ale nawet jeśli tak nie jest, dlaczego miałbyś płacić, skoro możesz tego uniknąć?

Upewnij się także, że przeczytałeś i zapoznałeś się ze wszystkimi funkcjami niezbędnymi do prawidłowego prowadzenia Twojej firmy oraz wymaganiami lokalnego prawa.

#8. Niewłaściwe zarządzanie podatkami

W razie potrzeby należy je zapłacić. Nagłe zmiany podatków lub inne niedopłaty ze strony podatnika mogą mieć wpływ na wypływ środków.

Należy zatem uwzględnić podatki i w tym celu należy dokonać odpowiednich obliczeń w planie finansowym.

Dlatego konieczne jest planowanie uwzględniające każdą z tych niepewności. W końcu ptak w dłoni jest wart dwa razy w krzakach!

#9. Spłacanie zobowiązań przed ich terminem

Obowiązki mają jedną zasadniczą cechę. Mają pewną dojrzałość. Oznacza to, że obowiązek wykonania świadczenia powstanie w określonym momencie w przyszłości.

Część zobowiązań ma charakter krótkoterminowy. Przykładowo zobowiązania wobec pracowników spłacane są zazwyczaj z opóźnieniem wynoszącym od dziesięciu do dwudziestu dni. Pozostałe zobowiązania mogą być spłacane w dłuższym okresie. Przykładowo spółka będzie spłacała zobowiązania z tytułu kredytów długoterminowych przez kilka lat.

Firma stabilna finansowo może spłacać swoje zobowiązania, gdy są przeterminowane. Opóźnione spłacanie długów jest niesprawiedliwe. Jednak błędem jest również wcześniejsze spłacanie ogólnych zobowiązań, tzn. być może spotkałeś się z trzema zasadami każdego przedsiębiorcy – kupuj tanio, sprzedawaj po wysokiej cenie i nie płać od razu.

Do sfinansowania działalności niezbędny jest kapitał obrotowy. Można potrącić jego kwotę z wartości środków pieniężnych związanych z zapasami materiałów, towarów i produktów, należności w ciągu roku oraz środków zgromadzonych na jego rachunku i w skarbcu firmy.

Te krótkoterminowe aktywa krótkoterminowe podlegają ciągłej konwersji z pieniędzy na zapasy, z zapasów na należności i z powrotem na pieniądze. Liczba dni, podczas których zapasy i należności łączą środki pieniężne, to czas trwania finansowania operacyjnego.

Aby sfinansować kapitał obrotowy poprzez sprzedaż, termin zapadalności zobowiązań powinien być optymalnie równy okresowi finansowania operacyjnego. Jeśli możesz to osiągnąć, Twoja firma powinna finansować się sama .

I odwrotnie, jeśli zobowiązania mają zostać spłacone w czasie krótszym niż jesteś w stanie sfinansować swoją działalność i uzyskać pieniądze ze sprzedaży, będziesz potrzebować innych źródeł finansowania, np. kredytu operacyjnego.

Jeśli ustaliłeś terminy spłaty swoich zobowiązań, nie ma ekonomicznego sensu regulowanie ich przed terminem.

#10. Brak monitorowania kondycji finansowej swoich klientów

Częstym błędem w zarządzaniu przepływami pieniężnymi jest niewykorzystanie oszczędności, jakie powstają w wyniku wyeliminowania ryzyk związanych z kluczowymi obszarami działalności, takimi jak wielkość sprzedaży czy cena zakupu środków trwałych.

Pomyśl o możliwych zagrożeniach i znajdź ich pierwotną przyczynę. Znalezienie go może być bardziej czasochłonne niż samo uświadomienie sobie konkretnego ryzyka.

Jeżeli jednak ryzyko może mieć dotkliwe konsekwencje dla portfela firmy, warto przeprowadzić głębszą analizę przyczyn.

Na przykład zdałeś sobie sprawę z potencjalnego zagrożenia dla swojego planu przepływów pieniężnych z powodu opóźnień w płatnościach na rzecz głównych klientów. Jaki jest powód takiego zachowania Twoich partnerów biznesowych?

Dlatego wypróbuj analizę finansową. Analizę siły finansowej i wyników firmy Twojego partnera biznesowego można uprościć za pomocą szybkiego testu kredytowego. Opiera się na kilku danych liczbowych ze sprawozdań księgowych.

Dzięki wynikom testów kredytowych możesz ocenić swoich partnerów biznesowych w skali od jednego do pięciu. Planując przepływy pieniężne, należy skupić się głównie na „czwórkach” i „piątkach”, czyli w przypadku firm, które potencjalnie nie są w stanie spłacać swoich zobowiązań.

Ryzyko opóźnień w płatnościach ze strony klientów, spowodowane ich poważnymi problemami finansowymi, stwarza duże zagrożenie dla Państwa przepływów pieniężnych. Dzięki testowi kredytowemu powinieneś znać to ryzyko i dlatego wymagać np. dostawy towaru w ramach przedpłaty.

#11. Ignorowanie sezonowości biznesu

W przypadku przedsiębiorstw, które nie prowadzą działalności rocznej, w szczytowych sezonach biznesowych są bogate w środki pieniężne i mają trudności z zarządzaniem wypływami środków pieniężnych w pozostałej części okresu.

Dlatego też, gdy zaczyna się sezon bogatych pieniędzy, ludzie mają tendencję do podejmowania ogólnych obowiązków, z którymi trudno sobie poradzić poza sezonem.

Aby uniknąć tak złego zarządzania przepływami pieniężnymi, należy zapewnić w planie finansowym wystarczające rezerwy pozasezonowe.

#12. Brak planu zapasowego

Dzisiejsze warunki rynkowe sprawiają, że nie zawsze możesz być świadomy tego, co się wydarzy i dokąd zmierza Twoja firma. W każdej chwili coś może pójść nie tak i możesz nawet tego nie zauważyć.

Dlatego przygotowanie się na takie przypadki, nawet jeśli nigdy nie nastąpią, to najmądrzejszy i najbezpieczniejszy sposób na uratowanie startupu przed porażką. Posiadanie środków awaryjnych, z których możesz skorzystać, jest prawie konieczne i może nawet mieć wpływ na to, czy zbankrutujesz, czy pomyślnie przez to przejdziesz.

Można sobie z tym poradzić na kilka sposobów. Jednym z najlepszych sposobów jest posiadanie konta oszczędnościowego, na którym możesz od czasu do czasu wpłacać pieniądze. Gromadzenie pieniędzy w ten sposób zajmuje trochę czasu, ale jest pozbawione ryzyka i bezpieczne.

Alternatywnie możesz uzyskać linię kredytową, która jest znacznie szybsza, ale wymaga wyższej zapłaty. Pamiętaj jednak, aby robić to tylko wtedy, gdy jest to konieczne.

Wnioski dotyczące błędów w zarządzaniu przepływami pieniężnymi

Problemy z płynnością finansową są jednym z największych wyzwań związanych z prowadzeniem firmy. Jeśli jednak podchodzisz obiektywnie do swojej firmy, ograniczasz niepotrzebne wydatki i wystrzegasz się potencjalnych pułapek, powinieneś znacznie przewyższać swoich kolegów z pracy pod względem potencjału długoterminowego sukcesu biznesowego.

Zakładanie startupu wymaga dużo wysiłku i siły psychicznej i nieuchronnie popełnisz kilka błędów, szczególnie jeśli jesteś nowy w biznesie.

Jednak niektóre błędy kosztują Cię więcej niż inne. Dlatego mądrze byłoby obserwować, co zrobili inni właściciele startupów przed Tobą i starać się tego unikać. W ten sposób Twoja firma powinna mieć znacznie większe szanse na przetrwanie na i tak już nasyconym rynku!

Bez względu na to, jak niesamowity jest Twój biznesplan, jak bardzo jesteś dochodowy lub ilu inwestorów jest zainteresowanych wsparciem Twojego biznesu, nie przetrwasz, jeśli nie będziesz potrafił zarządzać przepływami pieniężnymi.