Quản lý dòng tiền: 12 sai lầm mà các công ty khởi nghiệp công nghệ tuyệt đối nên tránh

Hàng năm, đầu tư vào các công ty khởi nghiệp công nghệ tiếp tục tăng lên. Nhìn vào phong vũ biểu khởi nghiệp của Bloomberg cho thấy sự tăng trưởng lố bịch trong thập kỷ qua . Thật khó để nói liệu có thời điểm nào tốt hơn để thành lập một công ty công nghệ (hiện tại nó khá cạnh tranh). Tuy nhiên, trước hết bạn nên tìm hiểu về quản lý dòng tiền .

Quản lý dòng tiền là quá trình theo dõi, phân tích và tối ưu hóa số tiền ròng thu được trừ đi số tiền giải ngân. Và tất nhiên, trên thực tế, nó khó hơn những gì bạn tưởng.

Việc đánh giá dòng tiền ròng là điều cần thiết cho sức khỏe tài chính của một doanh nghiệp. Đó là yếu tố quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, theo nghiên cứu của US Bank, 82% doanh nghiệp thất bại do quản lý dòng tiền kém.

Khi ngành công nghệ ngày càng phát triển mạnh mẽ, xâm nhập vào ngày càng nhiều yếu tố trong cuộc sống của chúng ta, cơ sở hạ tầng internet cũng trở nên tốt hơn. Ngoài ra, phần cứng ngày càng rẻ hơn và các dịch vụ đám mây mở rộng nhanh chóng; các doanh nhân công nghệ đầy tham vọng là lý tưởng để phát triển mạnh mẽ.

Thành công không được đảm bảo, đặc biệt khi một môi trường thuận lợi có thể mang lại cảm giác tự tin nguy hiểm. Một lĩnh vực mà những sai lầm nghiêm trọng thường xuất hiện là quản lý dòng tiền.

Sai lầm quản lý dòng tiền

Thiệt hại đối với dòng tiền của bạn có thể đủ để nhấn chìm doanh nghiệp của bạn một cách triệt để, bất kể quy mô ý tưởng hay chất lượng công việc của bạn như thế nào, vì vậy bạn không thể mạo hiểm.

Nếu bạn thấy doanh nghiệp của mình liên tục chi tiêu nhiều hơn số tiền kiếm được thì rõ ràng là bạn đang gặp vấn đề về quản lý dòng tiền.

Dưới đây là những sai lầm phổ biến nhất trong quản lý dòng tiền có thể giết chết doanh nghiệp của bạn.

#1. bội chi

Việc làm tổn hại đến dòng tiền của bạn là dễ dàng nhất thông qua việc chi tiêu quá mức và hầu hết các chủ sở hữu công ty khởi nghiệp đều sớm rơi vào cái bẫy này.

Tuy nhiên, có những lý do khác khiến bạn có thể chi tiêu nhiều hơn mức cần thiết. Có thể bạn liều lĩnh và không để ý đến việc nó có thể gây tổn hại cho doanh nghiệp của bạn, hoặc bạn có quan điểm rằng muốn kiếm được tiền thì phải tiêu tiền.

Dù thế nào đi nữa, một số kỷ luật và lập kế hoạch sẽ không có tác dụng gì. Không có nó, bạn không thể bảo vệ dòng tiền của mình. Cách tốt nhất để trở nên kỷ luật và nhận thức được việc bội chi của mình là phân tích mọi thứ và lập danh sách tất cả các khoản chi tiêu của bạn.

Sau đó, bạn có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên, quyết định nơi bạn có thể vạch ra ranh giới và loại bỏ một số trong số đó. Chỉ những gì cơ bản cho hoạt động trong tương lai của bạn mới được giữ lại.

#2. Không sử dụng ngân sách dòng tiền

Bạn nên đặt ra những kỳ vọng thực tế cho doanh số bán hàng trong tương lai. Bạn nên kiểm soát chi phí và làm mọi thứ có thể để đảm bảo khách hàng của bạn sẽ trả tiền.

Chỉ những thay đổi này thôi cũng sẽ mang lại điều kỳ diệu cho dòng tiền dài hạn của công ty bạn. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể thấy rằng doanh nghiệp của mình đang gặp khó khăn khi không theo dõi dòng tiền hàng ngày.

Đối với các nhà bán lẻ, những tháng ngay trước kỳ nghỉ lễ là thời điểm mà dòng tiền có thể cực kỳ eo hẹp. Bạn có thể yêu cầu thêm hàng tồn kho từ nhà cung cấp để chuẩn bị cho đợt bán hàng tràn vào, nhưng nếu các khoản thanh toán này cho nhà cung cấp đến trước khi doanh số bán hàng của bạn diễn ra, bạn có thể gặp khó khăn trong việc thanh toán hóa đơn đúng hạn. Trong thời gian này, bạn có thể muốn xem xét tài trợ cho SR&ED như một giải pháp khả thi.

Việc sử dụng báo cáo dòng tiền sẽ giúp bạn theo dõi được dòng tiền vào và ra của các khoản chi trong một khoảng thời gian nhất định. Nó sẽ giúp bạn dự đoán khi nào bạn sẽ có nhiều tiền hơn số tiền bạn kiếm được, để bạn có thể lập kế hoạch cho những giai đoạn khó khăn này.

Nếu không có nó, bạn chỉ đang tự hỏi liệu mình có đủ tiền khi cần hay không và có thể bạn sẽ tăng nguy cơ phải đối mặt với việc thanh toán chậm và các hình phạt khác đối với các hóa đơn quá hạn.

#3. Không dự trữ sẵn tiền mặt

Cho dù bạn có sẵn bao nhiêu dự trữ để bảo vệ tiền mặt của công ty thì sự gián đoạn dòng tiền vẫn là một thực tế kinh doanh.

Nó có thể không tạo ra sự khác biệt đáng kể nếu bạn có sẵn một khoản tiết kiệm. Tuy nhiên, nếu công ty của bạn hoạt động với số dư tài khoản bằng 0, một tháng bán hàng chậm có thể đồng nghĩa với thảm họa ngay lập tức.

Nếu bạn muốn bảo vệ doanh nghiệp của mình khỏi các vấn đề về dòng tiền, bạn nên duy trì số dư ngân hàng có thể trang trải tối thiểu ba tháng chi phí hoạt động của bạn.

Bằng cách này, ngay cả khi bạn gặp phải sự gián đoạn dòng tiền bất ngờ, bạn vẫn có nguồn dự trữ để tự bảo vệ mình.

#4. Nhầm lẫn lợi nhuận với số tiền bạn kiếm được

Trong kinh doanh người ta thường chú ý nhiều đến lợi nhuận. Tuy nhiên, các công ty đã phá sản từ rất lâu trước khi kết quả kinh tế cuối cùng xuất hiện trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh vào cuối năm mà không có khả năng thanh toán các nghĩa vụ với nhà cung cấp và tiền lương cho nhân viên.

Trong báo cáo thu nhập, bạn sẽ tìm thấy thông tin có giá trị để phân tích hiệu quả kinh doanh. Thật không may, điều này không nói lên nhiều điều về việc bạn có kiếm được tiền hay không.

Tuy nhiên, hầu hết các doanh nhân đều mắc phải sai lầm này và chỉ tập trung vào lợi nhuận.

Bạn có phải là một trong số họ không?

Có lẽ bạn đã nghĩ về nó rồi. Khái niệm kế toán về kết quả kinh tế khác với phạm trù kinh tế của dòng tiền.

Lãi hoặc lỗ là sự biểu hiện chênh lệch giữa chi phí và thu nhập. Dòng tiền là sự khác biệt giữa thu nhập tiền mặt và chi phí. Chi phí không chiếm 100% chi phí, cũng như thu nhập thường không có nghĩa là thu được tiền ngay lập tức.

Mục nhập bằng 0 trong báo cáo lãi hoặc lỗ được ghi vào nguồn cung cấp chịu thuế của hóa đơn đã phát hành. Tuy nhiên, tiền có thể đến với bạn với độ trễ thời gian ít nhiều đáng kể.

Tương tự, chi phí của hóa đơn không nhất thiết có nghĩa là phải thanh toán ngay lập tức. Ví dụ, tiền lương tháng 12 là một phần kết quả kinh tế của năm.

Tuy nhiên, việc thanh toán (và do đó làm giảm dòng tiền) sẽ không xảy ra cho đến tháng 1 năm sau.

Trong trường hợp thiết bị văn phòng, máy tính, dây chuyền sản xuất, ô tô và nhà cửa, độ trễ về thời gian thậm chí còn rõ rệt hơn do khấu hao dàn trải trong nhiều năm, mặc dù bạn đã phải trả tiền mua tài sản mới từ lâu.

Chi phí, phí tổn và thu nhập có thể khác nhau hoàn toàn trong cuộc sống thực và kết quả kinh tế. Tổng quan về dòng tiền cho thấy số tiền chảy ra khỏi công ty và về mặt lý thuyết có bao nhiêu tiền chảy vào công ty.

Bạn có thể thương lượng với khách hàng về việc thanh toán sau, trong khi bạn đã thanh toán cho việc giao hàng của mình từ lâu. Bạn không có tiền, mặc dù bạn có lãi.

Sự chênh lệch giữa thu nhập và chi phí buộc bạn phải tích cực giải quyết tình huống trước khi nhận được báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của các tài khoản.

#5. Mong đợi sự trỗi dậy đột ngột để thành công

Thế giới công nghệ có rất nhiều ví dụ về các công ty đã chuyển đổi cực kỳ nhanh chóng từ số lượng chưa biết sang hàng nóng.

Đó là cách đầu tư có thể phát huy tác dụng trong một ngành đầu cơ như vậy: biết rằng ý tưởng nghìn tỷ đô la tiếp theo (như Snapchat) có thể sắp xuất hiện buộc các nhà đầu tư phải chấp nhận rủi ro đáng kể bằng cách hỗ trợ các đối thủ mới.

Vấn đề với điều này là các công ty khởi nghiệp công nghệ thường mong đợi theo bước những cảm giác đêm khuya này thay vì mơ ước lớn lao bằng cách ưu tiên công việc hàng ngày .

Bạn sẽ không thành lập công ty nếu bạn không tin vào ý tưởng đó, vì vậy niềm tin đó (và một chút tự tin) có thể khiến bạn tin rằng thành công của bạn là điều tất yếu và chắc chắn sẽ đến sớm. Thật không may, điều này không phải luôn luôn như vậy.

Nhiều công ty khởi nghiệp công nghệ với những ý tưởng tuyệt vời và tiềm năng lớn đã bị phá sản vì quản lý kém hoặc thậm chí là chọn thời điểm không tốt - họ chi tiêu hoang phí với kỳ vọng sẽ đạt được tiến bộ lớn trong vòng vài tháng. Sau đó, họ mắc cạn vì chưa bao giờ tưởng tượng rằng mình sẽ cần một kế hoạch tăng trưởng kéo dài nhiều năm.

#6. Không ưu tiên việc ghi sổ kế toán tốt

Nhiều công ty khởi nghiệp, đặc biệt là những công ty mới, không hiểu được tầm quan trọng của việc hạch toán đáng tin cậy cho mọi giao dịch bạn thực hiện. Hoặc họ hiểu nhưng nghĩ rằng họ không đủ khả năng chi trả.

Không có giao dịch nhỏ và tất cả chúng phải được đăng ký hợp lệ. Bằng cách này, bất cứ lúc nào, bạn cũng sẽ có cái nhìn rõ ràng về doanh nghiệp của mình và tình hình tài chính của công ty khởi nghiệp.

Bạn nên sử dụng thông tin có tổ chức về công ty của mình vào bất kỳ thời điểm nào và việc theo dõi dòng tiền của mình sẽ dễ dàng hơn nhiều.

Xét cho cùng, việc theo dõi tất cả các khoản thu và giao dịch sẽ giúp kế toán viên bên ngoài dễ dàng hơn nếu bạn quyết định thuê họ.

#7. Quên về thủ tục giấy tờ

Theo dõi giấy tờ là một nhiệm vụ khủng khiếp đối với hầu hết mọi người, nhưng nếu không làm như vậy có thể khiến bạn gặp rắc rối.

Sẽ tốt hơn nếu bạn ghi nhớ điều này, vì nhiều khả năng các cơ quan chính phủ thích làm việc với các doanh nghiệp nhỏ và mới, những doanh nghiệp có nhiều khả năng mắc lỗi tài liệu hoặc không điền chúng.

Các hình phạt áp dụng cho những lần kiểm tra này đôi khi cao đến mức buộc bạn phải xem xét lại xem liệu bạn có nên tiếp tục công việc của mình hay không. Nhưng ngay cả khi không, tại sao bạn phải trả tiền nếu bạn có thể tránh được?

Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng bạn đọc và tìm hiểu về tất cả các tính năng cần thiết để hoạt động đúng đắn của doanh nghiệp bạn và những gì luật pháp địa phương yêu cầu.

#8. Quản lý thuế không đúng cách

Nó phải được thanh toán khi cần thiết. Những thay đổi đột ngột về thuế hoặc các khoản không thanh toán khác từ phía người nộp thuế có thể ảnh hưởng đến dòng tiền chảy ra ngoài.

Vì vậy, cần phải tính đến thuế và vì mục đích này, phải tính toán phù hợp trong kế hoạch tài chính.

Vì vậy, cần phải lập kế hoạch cho bất kỳ sự không chắc chắn nào trong số này. Suy cho cùng, một con chim trong tay bạn đáng giá bằng hai con chim trong bụi rậm!

#9. Thanh toán các khoản nợ của bạn trước khi đến hạn

Nghĩa vụ có một tính năng thiết yếu. Họ có một sự trưởng thành nhất định. Nghĩa là nghĩa vụ thực hiện sẽ phát sinh vào một thời điểm xác định trước trong tương lai.

Một số nghĩa vụ có tính chất ngắn hạn. Ví dụ, nghĩa vụ đối với nhân viên thường được hoàn trả với thời gian trễ từ 10 đến 20 ngày. Các cam kết khác có thể được hoàn trả trong thời gian dài hơn. Ví dụ, công ty sẽ hoàn trả các nghĩa vụ từ các khoản vay dài hạn trong vài năm.

Một công ty có tài chính ổn định có thể trả các khoản nợ khi quá hạn. Thật không công bằng khi trả nợ muộn. Tuy nhiên, việc thanh toán các nghĩa vụ chung sớm cũng là một sai lầm, tức là bạn có thể đã gặp phải ba nguyên tắc của mỗi người kinh doanh - mua rẻ, bán giá cao và không trả ngay.

Vốn lưu động cần thiết để tài trợ cho hoạt động. Bạn có thể rút số tiền của nó từ giá trị của số tiền liên quan đến tồn kho nguyên vật liệu, hàng hóa, sản phẩm phải thu trong năm và số tiền trong tài khoản của nó và kho bạc của công ty.

Những tài sản ngắn hạn hiện tại này liên tục được chuyển đổi từ tiền sang hàng tồn kho, từ hàng tồn kho sang khoản phải thu và trở lại thành tiền. Số ngày liên kết tiền mặt giữa hàng tồn kho và khoản phải thu là khoảng thời gian tài trợ cho hoạt động.

Để tài trợ vốn lưu động thông qua việc bán hàng, kỳ hạn của nghĩa vụ phải bằng với thời hạn tài trợ hoạt động một cách tối ưu. Nếu bạn có thể đạt được điều này, công ty của bạn nên tự tài trợ .

Ngược lại, nếu nghĩa vụ phải được hoàn trả trong thời gian ngắn hơn mức bạn có thể tài trợ cho hoạt động của mình và nhận tiền từ việc bán hàng, bạn sẽ cần các nguồn tài chính khác, chẳng hạn như khoản vay hoạt động.

Nếu bạn đã đồng ý về thời hạn thanh toán các nghĩa vụ của mình thì việc thanh toán chúng trước khi chúng đến sẽ không có ý nghĩa kinh tế nào.

#10. Không theo dõi tình hình tài chính của khách hàng

Một sai lầm thường gặp trong quản lý dòng tiền là không sử dụng khoản tiết kiệm có được từ việc loại bỏ rủi ro liên quan đến các lĩnh vực chính của doanh nghiệp bạn, chẳng hạn như doanh số bán hàng hoặc giá mua tài sản cố định.

Hãy suy nghĩ về những rủi ro có thể xảy ra và tìm ra nguyên nhân gốc rễ của chúng. Việc tìm kiếm nó có thể tốn nhiều thời gian hơn là chỉ nhận ra một rủi ro cụ thể.

Tuy nhiên, nếu rủi ro có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng cho ví tiền của công ty thì cần tiến hành phân tích sâu hơn về lý do.

Ví dụ: bạn đã nhận ra mối đe dọa tiềm ẩn đối với kế hoạch dòng tiền của mình do sự chậm trễ trong thanh toán cho khách hàng chính của bạn. Lý do cho hành vi này của các đối tác kinh doanh của bạn là gì?

Vì vậy, hãy thử phân tích tài chính. Việc phân tích sức mạnh tài chính và hiệu quả hoạt động của công ty đối tác kinh doanh của bạn có thể được đơn giản hóa bằng cách kiểm tra tín dụng nhanh chóng. Nó dựa trên một số số liệu từ báo cáo kế toán.

Nhờ kết quả kiểm tra tín dụng, bạn có thể đánh giá các đối tác kinh doanh của mình theo thang điểm từ một đến năm. Khi lập kế hoạch cho dòng tiền của mình, bạn nên tập trung chủ yếu vào “số 4” và “số 5”, tức là dành cho những công ty có khả năng không thể trả được nợ.

Rủi ro khách hàng thanh toán chậm do vấn đề tài chính nghiêm trọng của họ gây ra mối đe dọa cao đối với dòng tiền của bạn. Nhờ kiểm tra tín dụng, bạn nên biết rủi ro này và do đó yêu cầu, chẳng hạn như giao hàng theo thanh toán trước.

#11. Bỏ qua tính chất mùa vụ của việc kinh doanh

Đối với các doanh nghiệp không có hoạt động hàng năm, họ có nhiều tiền mặt trong mùa kinh doanh cao điểm và gặp khó khăn trong việc quản lý dòng tiền ra trong thời gian còn lại.

Vì vậy, khi mùa giàu có bắt đầu, mọi người có xu hướng đảm nhận các nghĩa vụ chung mà trở nên khó giải quyết khi trái mùa.

Để tránh việc quản lý dòng tiền kém như vậy, bạn nên đảm bảo đủ dự trữ trái vụ trong kế hoạch tài chính.

#12. Không có kế hoạch dự phòng

Điều kiện thị trường ngày nay khiến bạn không phải lúc nào cũng biết được điều gì sẽ xảy ra và công việc kinh doanh của bạn sẽ đi đến đâu. Bất cứ điều gì cũng có thể xảy ra bất cứ lúc nào và bạn thậm chí có thể không nhận thấy điều đó.

Vì vậy, chuẩn bị sẵn sàng cho những trường hợp như vậy, ngay cả khi chúng không bao giờ xảy ra, là cách khôn ngoan và an toàn nhất để cứu startup của bạn khỏi thất bại. Việc có một số quỹ khẩn cấp mà bạn có thể sử dụng là gần như cần thiết và thậm chí nó có thể ảnh hưởng đến việc bạn phá sản hay vượt qua thành công.

Có một số cách để giải quyết vấn đề này. Một trong những cách tốt nhất là thỉnh thoảng có một tài khoản tiết kiệm để gửi tiền. Tích lũy tiền theo cách này mất một ít thời gian, nhưng không có rủi ro và an toàn.

Ngoài ra, bạn có thể nhận được hạn mức tín dụng, nhanh hơn nhiều nhưng yêu cầu bạn phải trả nhiều tiền hơn. Tuy nhiên, hãy đảm bảo rằng bạn chỉ làm điều này khi cần thiết.

Kết luận về những sai lầm trong quản lý dòng tiền

Vấn đề về dòng tiền là một trong những thách thức lớn nhất khi sở hữu một doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu bạn khách quan về công việc kinh doanh của mình, hạn chế chi tiêu không cần thiết và cẩn thận với những cạm bẫy tiềm ẩn, bạn nên vượt xa các đồng nghiệp kinh doanh về tiềm năng thành công kinh doanh lâu dài.

Khởi nghiệp cần rất nhiều nỗ lực và sức mạnh tinh thần, và bạn chắc chắn sẽ mắc một vài sai lầm, đặc biệt nếu bạn là người mới bắt đầu kinh doanh.

Tuy nhiên, một số sai lầm khiến bạn phải trả giá đắt hơn những sai lầm khác. Vì vậy, sẽ là khôn ngoan nếu bạn quan sát những gì các chủ công ty khởi nghiệp khác đã làm trước bạn và cố gắng tránh điều đó. Bằng cách này, doanh nghiệp của bạn sẽ có cơ hội tồn tại cao hơn nhiều trong thị trường vốn đã bão hòa này!

Cho dù kế hoạch kinh doanh của bạn có đáng kinh ngạc đến đâu, lợi nhuận của bạn ra sao hay có bao nhiêu nhà đầu tư quan tâm đến việc hỗ trợ doanh nghiệp của bạn, bạn sẽ không thể tồn tại nếu không thể quản lý dòng tiền của mình.